Jedes vom edacentrum betreute Projekt wird einmal im Jahr begutachtet. Um den Aufwand dafür möglichst gering zu halten, soll die Begutachtung mit dem ohnehin vom BMBF vorgeschriebenen jährlichen Statusseminar kombiniert werden.
Vor der Begutachtung ist es wichtig, daß die Gutachter mit den relevanten Informationen zum Projekt versorgt werden (Vorhabensbeschreibung, technische Berichte etc.).
Im Wesentlichen ergibt sich folgender Ablauf:
- Im Rahmen des Statusseminars bzw. eines mit der Begutachtung kombinierten Workshops stellen die Partner zunächst ihre technischen Beiträge vor, wobei auf die jeweilige Zugehörigkeit dieser Arbeiten zu den entsprechenden Arbeitspaketen (workpackages) hingewiesen werden soll.
- Nach den Vorträgen folgt die Aussprache mit den Gutachtern und den Vertretern des Projektträgers. Diese Aussprache kann durch einen kurzen Vortrag des Projektleiters eröffnet werden. In diesem Vortrag sollte der Schwerpunkt des Projektes sowie eine Gesamtübersicht über das Projekt vermittelt werden. Von weiterer Bedeutung sind:
- Status der Deliverables, Meilensteine
- Stand der Projektergebnisse
- Projektänderungen
- Projekttreffen, Kooperationen
- Konkurrenzsituation
- Vermarktung, Vermarktungskonzepte
Im Anschluß an den Vortrag erfolgt die Diskussion mit den Gutachtern und den Vertretern des Projektträgers. Der Zeitrahmen für diese Abschlussdiskussion liegt bei etwa 2 Stunden.
